Consejos para administrar su fuerza de trabajo de forma remota

Muchas personas ahora trabajan desde casa (FMH) el 100% del tiempo. Con suerte, si este es su caso, puede mantener la productividad y mantenerse positivo durante la pandemia de COVID-19.

Si bien muchos de nosotros estamos acostumbrados a vivir la vida emprendedora desde una oficina en casa, todavía es un gran ajuste tener que aislarse y detener todas las interacciones cara a cara con compañeros de trabajo y clientes.

Lo aliento a que aproveche este tiempo para observar más de cerca sus objetivos comerciales generales, centrarse en su salud (tanto física como mental) y en su autocuidado, y disfrute de un tiempo en familia en casa.

Creo que muchos propietarios de pequeñas empresas están teniendo que cambiar su estrategia de marketing, y lo que hacen cuando pasa el coronavirus podría ser bastante diferente de lo que hicieron antes.

Quería compartir algunas herramientas tecnológicas útiles que pueden hacer que su día a día sea mucho más fácil.

Herramientas de comunicación en equipo

Esta es probablemente la mayor decisión de producto de la FMH que tendrá que tomar. Su equipo necesita una herramienta confiable y fácil de usar que les permita enviar mensajes instantáneamente a sus compañeros de trabajo. El más adecuado para usted depende de las necesidades y desafíos de su empresa, el tamaño del equipo y el presupuesto.

1. Quizás hayas oído hablar de Slack. Esta herramienta le brinda la capacidad de crear canales en torno a múltiples temas e invitar a los usuarios. Desde ideas de contenido de marketing hasta tácticas de redes sociales y fotos de perros de oficina, su equipo puede crear canales relevantes para facilitar el chat y la colaboración.

También se integra con muchas herramientas útiles, como Outlook Calendar, Twitter, HubSpot y Salesforce, para que pueda ver lo que está sucediendo en todo momento en la aplicación Slack (no es necesario hacer clic dentro y fuera de su calendario diario o feed de Twitter, para ejemplo). Hay MUCHOS emojis divertidos y creativos que también puedes usar, lo que hace que la mensajería remota en un momento desafiante como este sea un poco más alegre.

2. Otra plataforma popular es Discord. Popular entre los jugadores, esta herramienta de voz, video y texto no es solo para hablar con compañeros de trabajo, sino para encontrar comunidades de ideas afines y nuevos amigos. Puede crear «servidores» y «canales» para temas específicos, de forma similar a como lo hace para los canales de Slack. Si bien Slack tiene más integraciones comerciales, Discord tiene canales de voz, por lo que puede chatear fácilmente con los miembros del equipo. Discord también le permite establecer roles y permisos de usuario.

3. Flock es una herramienta de comunicación de equipo basada en la nube con llamadas de video y audio, uso compartido de pantalla, chat de texto, integración con otras aplicaciones comerciales y más. Puede etiquetar a sus colegas en los comentarios y listas de tareas, cargar documentos, imágenes y videos y establecer recordatorios y fechas de vencimiento. Las encuestas, el intercambio de fragmentos de código y las discusiones grupales están disponibles, y se integra con otras aplicaciones como Trello, Github, Google Drive y Asana.

Herramientas de colaboración en equipo

Sus empleados deben poder compartir su trabajo, ya sea que estén creando una estrategia de marketing o editando un comunicado de prensa. Aquí hay algunos que pueden adaptarse a las necesidades de su pequeña empresa.

1. G Suite es un producto de Google que se compone de herramientas, software y productos de computación en la nube, productividad y colaboración. En un conjunto de herramientas, ofrece correo electrónico, procesamiento de textos, hojas de cálculo, mazos de presentación, calendarios compartidos, almacenamiento en la nube y más.

Puede comentar y hacer sugerencias sobre documentos específicos a través de Google Sheets and Docs, editar documentos en línea simultáneamente y colaborar en proyectos y documentos. Es fácil dar permiso a los usuarios para archivos específicos.

2. Evernote: esto es más que una aplicación para tomar notas. Evernote te ayuda a capturar, priorizar y compartir ideas, rastrear proyectos y listas de tareas. Obviamente, me resulta muy útil para tomar notas, pero también como una especie de «archivador digital» que simplifica la organización. Hay un paquete gratuito, básico y comercial disponible.

Herramientas de CRM

CRM significa «gestión de relaciones con el cliente», y las herramientas de CRM lo ayudan con cosas como la gestión de clientes potenciales entrantes, el seguimiento de ventas, el seguimiento social y la entrega de boletines electrónicos. Aquí hay tres para considerar:

1. MailChimp es una plataforma de marketing todo en uno con herramientas para crear todo, desde correos electrónicos hasta postales. Tienen una gran selección de plantillas para elegir que luego se pueden modificar para adaptarse a su marca. Su interfaz intuitiva e informes detallados son excelentes, pero las cosas pueden ser caras a medida que aumenta su lista de suscriptores o la cantidad de correos electrónicos. Puede comparar sus diferentes planes en su sitio web.

2. Constant Contact siempre ha sido un gran rival con MailChimp para ser la marca en el marketing por correo electrónico. Es una gran empresa y una gran opción si Facebook es una gran parte de su estrategia de marketing en línea. Constant Contact tiene una opción de correo electrónico diseñada para que los usuarios puedan compartir fácilmente su boletín en Facebook.

Esta opción puede considerarse la más amigable con las redes sociales y tiene todas las características principales de las otras que se han señalado. Si su marketing en línea involucra a Hootsuite (puede integrar esto en Hootsuite) y enfoca sus esfuerzos en ganar tracción en las redes sociales, esta es una gran herramienta de boletín para usted.

3. AWeber es una opción extremadamente popular y recomendada por muchas compañías profesionales de marketing. Le ofrece cinco planes para elegir y una larga lista de características como campañas ilimitadas de marketing por correo electrónico, seguimientos, listas y respuestas automáticas.

Muchas personas creen que su plataforma de respuesta automática es superior a otras compañías, lo que permite a las empresas automatizar el proceso de entrega de correos electrónicos personalizados a los clientes en un horario.

Herramientas de gestión de proyectos

Una herramienta de gestión de tareas colaborativa permite a todos rastrear y administrar todos sus proyectos. Piense en ello como un programador en línea, un administrador de tareas y una herramienta de colaboración para administrar los flujos de trabajo de su equipo.

1. Asana es una de las herramientas líderes y recibe muchos comentarios positivos. Permite a todos en su equipo seguir todo el flujo de trabajo de un proyecto en una herramienta visual fácil. Siempre sabrá dónde está su equipo y quién es responsable de qué y cuándo.

Desde recordatorios diarios sobre una tarea que se debe, hasta la capacidad de agregar fácilmente colaboradores o asignar compañeros de equipo a una subtarea de un proyecto, Asana simplifica ver cómo se ve el día, la semana y el mes de todos (pero puede mover las cosas fácilmente Si los planes cambian).

2. Monday.com es una herramienta de gestión de equipo visual bastante simple e intuitiva (es realmente una plataforma de gestión de proyectos). Ejecuta procesos, flujos de trabajo y proyectos en un espacio de trabajo digital. Visualmente, se ve igual que una colección de hojas de cálculo muy personalizadas, en las que cada miembro del equipo puede registrar sus tareas y actualizarlas con informes de estado y otra información relevante.

Eso significa que cada persona puede ver todas las tareas activas y seguir contando su progreso. Los miembros del equipo pueden trabajar en múltiples proyectos sin perderse utilizando el resumen semanal del lunes. El flujo de trabajo se puede personalizar de cualquier forma que desee para comunicar la prioridad, lo que se hace, no se hace, etc. ¡Los diseños coloridos y los botones grandes tampoco duelen!

Herramientas de gestión de redes sociales

Muchas pequeñas empresas ya tendrán una herramienta de gestión de redes sociales configurada. Una herramienta de administración de redes sociales le permite administrar todas sus cuentas desde un tablero, lo que le ahorra tiempo y frustración. Estas herramientas comparten su contenido en los mejores momentos posibles durante el día, para que sus seguidores y fanáticos vean sus actualizaciones con más frecuencia. Es una forma más inteligente y eficiente de programar y compartir sus publicaciones en las redes sociales.

La mejor parte de estas herramientas es el sistema de análisis incorporado, que le dará una idea de lo que está funcionando bien y cuándo sus publicaciones en las redes sociales están teniendo el mayor impacto.

Aquí hay dos herramientas de administración de redes sociales que uso personalmente:

1. Buffer muestra sus publicaciones y análisis programados (la profundidad de esos análisis depende del plan que elija). Muchos propietarios de pequeñas empresas eligen Buffer debido a su interfaz elegante y limpia que es fácil de entender para los principiantes.

2. Creo que si bien Buffer es ideal para las necesidades de redes sociales menos exigentes, Hootsuite es donde está si quieres ver tus líneas de tiempo, respuestas y más en todas tus redes sociales.

Tanto Buffer como Hootsuite ofrecen planes gratuitos y pagos, por lo que siempre puede probarlos y ver cuál se siente mejor para su pequeña empresa.

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Y aunque no es una herramienta que pueda usar toda su fuerza laboral, me gusta MoneyMinderOnline durante estos tiempos inciertos. No solo le brinda un lugar para realizar un seguimiento de sus gastos, sino que también obtiene información sobre sus hábitos de gasto, y puede mirar hacia el futuro para mejorar su flujo de efectivo, cancelar su deuda y comenzar a ahorrar para sus grandes objetivos.

Espero haberte dado una descripción general de algunas herramientas que ayudarán a aumentar la productividad y la moral de tu equipo mientras trabajas desde casa. También puede beneficiarse de nuestro artículo sobre el aumento de la eficiencia empresarial en nuestro sitio web.

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